お客様の声・事例 -User Voice-

学校法人日本体育大学
総務部 総務課長 保科久美子様/ 課長補佐 山田 哲司様

学校法人日本体育大学様 会社概要

本法人は、明治24年の創立以来、社会の体育・スポーツの発展と優秀な指導者・競技者の育成を追求し続けてきた学校法人です。
現在は9つの学校等を設置しておりますが、その中心核には「体育・スポーツの総合大学」の日本体育大学があります。大学は東京と横浜にキャンパスをかまえ、それぞれ世界水準のスポーツ設備や装置を導入するなど、スポーツ文化を創造するにふさわしい教育環境を用意しています。今後も、体育・スポーツを通して、全ての人々の願いである「心身の健康」を育み、世界レベルの人材育成に努めて参ります。

法人サイトURL:http://www.gaku-nittai.ac.jp/

BPOサービス導入のきっかけをお聞かせください。

「スキャニングサービス」を利用して、もう6年になります。
きっかけは、本法人の地下倉庫の書類保管スペースが限界に達してしまい、計画的な書類管理の検討が必要となったためです。それまでも書類は溶解廃棄を実施していましたが、中には様々な保管年限の書類が混在しているため、年間約25,000枚の書類の束には手が付けられない状態でした。
また、過去の書類を閲覧する機会も頻繁にあり、わざわざ倉庫へ行っては過去200,000枚もの書類の束から目的の書類を探し出すことも職員の悩みの種になっており、サービス導入の要因になりました。

インタビュー1

うるるBPOを選んだ理由や一番の決め手は何ですか

厳選した3社にプレゼンをお願いしましたが、中でも御社は「コスト・実績・信頼」において群を抜いていました。納得のいくコストでしたし、実績においても、教育機関と多数取引があり、安心してパートナーシップを組めると感じました。
また、私たちの疑問に常に即答で回答して頂けたことも大きな信頼となりました。こうして「膨大にたまった過去の書類」と「現在も毎年発生する書類」をデータ化するという計画がスタートしました。

ソリューション導入前と導入後で、どのような変化がありましたか

導入前は、倉庫から書類を探し出すのに5分~10分はかかっていましたが、導入後はPCでデータを検索・抽出することが可能となったことで、数秒で書類を閲覧できるようになりました。年度ごとに書類が保存されており、見つけるのも簡単です。
その利便性からか、従来はそれぞれ別で保管していた添付書類も一括でスキャンした方が良いといった話になり、結果的に書類の一元管理が推進されるという運びになりました。

インタビュー2

うるるBPOを導入して、効果はいかがですか

6年前にスタートした「過去の書類」のデータ化が、2015年についに完了しました。そのため、倉庫へ行く機会も圧倒的に少なくなり、業務効率が非常に高まったと感じています。
実はつい先日、サービスの必要性を再確認する機会があったのですが、職員は全員一致で「業務に絶対に欠かせない」といった意見でした。スキャニングサービスはそれくらい私たちになくてはならないものとなっています。
将来的にはスキャニング済みの書類を一挙に廃棄することもできるため、スペースの削減にもつながると期待しています。


120年以上にわたる歴史を持つ学校法人日本体育大学様。2009年より弊社のスキャニングサービスをご利用いただいています。長い歴史を誇るからこそ、職員が変わるごとにファイリング方法も少しずつ変わり、資料を探すのに苦労していたそうですが、データ化されたことで新しい職員でもすぐに書類を見つけられるようなった、というお声も頂きました。
これからも多様なBPOサービスを通じて、少しでもお力添えができれば思っております。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

インタビュー3

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