事務局運営代行

料金はプロジェクトの内容や作業工数によって異なるため、具体的な見積もりには直接お問い合わせください。

プロジェクトにより業務フローは異なりますが原則下記の流れとなります。

1. 要件ヒアリングについて

   1. 目的と目標
      適切な運用体制を構築するために、具体的な目的や目標（キャンペーン、申込受付、WEB上のみの運用等）を明確にヒアリング致します。

   2. 業務範囲
      事務局全体の業務内容（電話対応・メール対応・データ管理・報告書作成等）を確認し、
      アウトソースできる業務とお客様にて行う必要があるコア業務の切り分けを実施します。
      ワンストップでの事務局運営や工程別の運営を対応するなど、業務範囲に合わせて調整致します。

   3. タイムライン
      事務局開始までのリードタイムや事務局開設期間、事務局終了後の結果レポートや分析・振り返りをマイルストーンに落とし込み、
      遅延なく運用できる状況を実現します。
      必要に応じて定例会を行うなど、より細やかな進捗確認を行う機会を作ることも可能です。

   4. 予算
      決められた予算内で最大のパフォーマンスを発揮する体制構築を行い、工程別に稼働するセンターを切り替えるなど、
      品質を落とさずにコストメリットを最大限発揮させる運用を提案致します。

2. 計画策定について
   ヒアリングさせて頂いた内容を元に、過去の実績と蓄積されたノウハウを活かした具体的な運営計画を立案し、必要なリソースやスケジュールを決定します。

3. スタッフ配置について
   事務局業務を統括するスーパーバイザーにより、工程別に業務ディレクションを受けたオペレーターが業務にあたります。
   また、事務局業務ならではの繁閑のある運営にも適切な人員アサインができる体制を整えます。

4. 進捗など共有事項の確認
   日次・週次・月次等ご要望に応じた進捗共有を実施するとともに、事務局運営中のイレギュラー事象の発生について、
   スムーズに連絡が取れるようコミニケーションツール等での連絡体制をご提案いたします。

5. お見積書作成
   お客様と１～４のすり合わせを行い、御見積書を作成致します。

サポート体制は以下4点となります。

1. 担当者選定・チーム作成
   ご依頼のプロジェクトの内容に合わせて、過去実績や豊富な経験のあるスーパーバイザーを中心にチーム構築を行います。
   また、運用する事務局の性質に合わせて開設期間内でもオペレーター数を変動させる等、適切な人員アサインを行います。
2. お客様とのコミュニケーション
   コミュニケーションツール等を使用して、日次・週次・月次等の定期報告以外にも、スピーディーにコミュニケーションが取れる体制がございます。
   事務局という業務の性質上、イレギュラーが発生するケースが多いため、随時情報共有はかかしません。
3. 専門知識とトレーニング
   年間数百本の事務局業務を運用し培った知識・経験から、業務ディレクションを実施致します。
   また、スキルマップ（弊社独自で作成）を用い、過去同様案件の経験を有しているオペレーターを一定数アサインすることで全体の精度向上を図っております。
4. 品質管理と品質保証
   これまでの事務局業務の経験を活かし、工程別に漠然としているポイントを事前に確認することで、滞りのない事務局運営を実施します。
   また、品質管理プロセスとして、弊社の品質基準に従って作業の進捗管理を行い、品質管理チームによる検品作業の実施により品質向上の取り組みを行っております。